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没想到,远程工作的时代竟然这么快到来了

2020/2/12 11:52:52 人评论 次浏览 来源:慕课网 分类:新闻

2020年的开局有些坑,一场新冠疫情闹得大家都过不好年,大家取消了走亲访友,放弃了上街买年货,自觉宅家隔离,过上了隐士的生活。但是宅不能宅到地老天荒,随着春假结束,很多公司不得不重新开始上班,各地的上班族硬着头皮回到工作地点,开始了刺激的2020年。没办法,日子还得要过的,开工还是要开工的,市场可不会等一切恢复正常才开始运转。尤其是你的竞争对手不会等你。年前的很多项目都已经走了一半,根本停不下来。何况疫情带来了大量的新需求,尤其是互联网行业,比之前更要忙碌了。再说,市场又不是一家独占,你休息了,你的竞争对手可不一定陪你咸鱼,真的等到一切过去再开工,恐怕公司都没了。这种情况下,一个另类的办公模式被想起来。那就是远程协同办公。整个过年期间,我虽然人在家中坐,但还是天天远程干活,还得弄公众号和B站,惨的不行,日夜颠倒。组装了一个简易3屏,加上 Teambition 等工具,勉强够用。

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在家里闷了10天之后,我愈发觉得远程办公有可能在这段时间决定一些公司的发展速度。远程线上办公这个想法并不新鲜,实际上很多大企业都用过。“外包”就是一种典型的远程办公形式。Google、Facebook、IBM,都有远程办公的通道,员工每年都有自己的Work at home时间,需要的时候只要申请就能在家办公。更有Automattic这样不需要通勤,没有KPI,没有dress code的纯远程办公公司。这家公司的员工分布在全世界62个国家,说80种语言,所有的工作和会议都在线上完成。每个远程办公的员工还能领到“远程补助”,让他们去全世界任意的联合办公空间工作,如果员工选择在星巴克或者其它咖啡厅工作,那么饮品由公司买单。这种事儿在国内还不流行,但却已经有了雏形。头部的大公司都在尝试和世界接轨,一些还推出了自己的远程协作办公工具。比如阿里的办公套件钉钉+ Teambition,字节跳动的飞书,腾讯的企业版微信,都是大公司拥抱国际化的产物,远程办公很有前景,不试白不试。但在更大范围内,国内的远程办公一直发展艰难——摊上国内这群看不到你加班就难受的老板,怎么可能放员工回家不知道撸猫还是撸工作?连一些大公司的中层也不愿意去研究远程协作工具的用法,固执的认为办公室模式更加权威,更“好管理”。直到这次疫情,去办公室工作反而成了一种高危行为,远程协作办公摇身一变成了互联网公司的刚需,被传统模式绑住了脑袋的领导们才集体投降。1月25日起,各大头部公司旗下的协同软件开始支援协同办公:阿里旗下的Teambition企业版宣布免费开放到5月,当即就新增了 8000 家企业。此外,阿里巴巴、字节跳动、腾讯这些巨头本身也相继宣布启用在家工作模式。远程办公,已经到了不做也得做的时候。这其实是个行业变革的机会。

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远程办公的好处显而易见。第一,是节省了办公室的办公空间,一线城市 CBD 的租金居高不下,长年累月,开支惊人。采用远程协同办公后,总部办公室的规模和地段都无需苛求,成本降低下来。把这些成本拿来给员工报销咖啡钱,恐怕还能省下不少。第二,是扩展了人才库的选择空间。对传统公司来说,一家总部在上海的公司,员工当然也要住在上海,最好是上海本地的,不会有特殊变动。如果从北京挖角一个大能,大能也必须到上海来工作。这种被视为理所当然的事,在远程协作场景下获得了突破。不管是在北京还是在美国,在一线还是在小镇,只要有网络的地方,就可以自由的参与工作。员工不被局限于一线城市,可以降低生活成本,还能有更多的时间陪伴家人。第三是管理制度上的优化。远程协同办公对执行力的要求很高,在海外,远程办公有配套的管理制度作为支撑。这一套体制不仅在远程场景下有用,在普通的工作中也能极大的提高工作效率。而通过远程协同节省下来的出行时间、协调时间,都将转换为有效的工作时间、休息时间。对程序员、文创工作者来说,没有人打扰的,熟悉的工作环境,更是提高创作效率的有效手段。但是,虽然有很多好处,远程办公在国内的发展还是伴随着顾虑。首先,就是“沟通不便”。远程工作中有时不能及时得到沟通对象的反馈,拖延工作效率。随时打电话又会增加沟通成本,一些交流因为文字表达的不准确,会产生误解和分歧,甚至可能导致努力的方向错误。第二个缺点,是不好管理。即便在海外,在家办公模式已经比较成熟,管理者依然会心有疑虑。雅虎曾宣布雅虎员工不能继续远程办公,CEO坦言:“老板最大的担心就是,员工在家办公的生产力是否和他在办公室一样?”之前IBM出现过长期在家工作的员工失联的案例,因为组织结构比较臃肿,等发现这个员工已经不见了的时候,他已经消失了几个月。公司要想确保员工在家像在公司一样拿出足够的产出,就必须制定严格的制度,把“早请示,晚汇报”从一个段子变成实际的行为。而不巧,职场最缺的就是科学的制度。毕竟连传统工作模式的制度都纯靠领导拍脑门,就别提远程协同办公场景了。第三,工作和生活分不开。大部分有过远程工作经历的人,都有过相同的感受:每天不知道什么时候是工作开始,什么时候是工作结束,二十四小时等待微信响起,时刻精神紧绷。感觉完全失去了自己的生活,每分钟都在准备工作。而他们想认真工作的时候,家人、朋友、快递,都会成为打断工作状态的噪音,让你无法专心完成工作。最后,工作和生活混在一起,傻傻分不清楚,一边工作一边刷起了微博,一边玩游戏,一边警惕的盯着工作群。问题很多,也确实致命,但这所有的问题,都指向了同一个问题,那就是没有制度。

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唯技术论者总是认为,“只要有了先进的工具,效率自然而然的就会提高上去”,却总是忽略制度和工具的配套作用。不管在国外还是国内,远程办公的硬件条件都已经非常完善,但为何国外能发展起来而国内一直发展不起来?归根结底,就是因为运用模式的问题!世界历史上经常有工具与运用模式不匹配导致效率反而降低的例子:膛线步枪发明后,欧洲列强还是按照过去线列步兵的打法排队枪毙,到一战实在死不起人了,才弄出了壕堑战这个过渡战术,打到二战才搞懂怎么用散兵。英国弄出了坦克这种划时代武器,却用这种东西正面冲机枪铁丝网,到二战被德国的装甲军团打的满地打滚。工具够了,配套的模式也得跟上。我经常听到在外企工作过的人抱怨说:“在国内没有会发邮件的人”。这当然是冤枉,BAT内部都有自己的邮件制度,在大公司混,善用邮件是必修课。邮件撕逼最好玩了,抄送和措辞更是一门艺术。邮件,就是远程协同的雏形,为什么邮件获得认可了,而其它协同工具还不行?很简单,因为不会用!像是最基础的即时通讯软件,其实微信有出专门服务于企业的企业微信,整合了工作台,还有文档、微盘的功能,已经算是一款很不错的协同软件,但大部分领导根本不知道还有这东西,嗨沉迷于在微信里拉群开会。进阶一些的软件,如钉钉,也有任务和日程的功能,但大多数领导即使用钉钉也只是用来拉语音会议,唯一比微信多点的就是带录音,至于应用中心里的行业细分解决方案,点都不会点开。以 Teambition为代表的项目协作工具更高级,不专业的管理者根本理解不了任务可视化、流程共享的重要性,更别提用Teambition 建立个任务面板。邮件能被接受,是因为早期的大公司专门为邮件建立了一整套流程和标准,这一套标准流程让信息传播中的无效内耗降低了,就显得邮件很好用。不是邮件好,是只有邮件有SOP。不建立和工具配套的标准流程,就跟拎着巴雷特砸人一样,不管砸不砸得死,看起来都很蠢。Work at home的场景中,因为个体的自由度提高了,对管理的要求也相应提高。可以说,远程协同办公,最终考验的是管理者的能力和眼界对于站在国际视野上的巨头来说,远程工作的时代一定会到来, Teambition这样的可视化项目任务软件一定会发挥大用,阿里收购Teambition 就是因为他们很清楚:只要有了合适的制度,远程协同的效率必然会爆发。

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现在的问题在于,工具有了,大家却普遍不愿研究工具的用法。对于大部分人来说,所谓的远程协同工作,就是临时拽一个微信群,开个语音会议。微信拥有在手机端的绝对统治地位,但是有一说一,微信本身适合交流,但不适合工作。短期的工作可以用简陋的流程解决,一旦拖入长线,就必然会遇到“拉了群找不到”、“文件莫名过了保存时间而消失”、“开会还得临时准备录音软件”之类的麻烦。更别说在多平台协同的情况下,微信的神秘同步规则简直能把人气死。这不是微信的问题,因为微信的定位就不是工作协同。企业微信才是工作协同。但之所以更多人习惯微信,是因为思想懒惰。技术可以快速迭代跟上,但是思想上的落后,会束缚企业的发展空间。对于国际化的大企业来说,不同国家的分部之间难免会有工作上的联系,老板更不知道哪一天在哪一个分部出现。这倒逼跨国公司适应远程协同办公,被动的去追求效率提升。而国内的公司,哪怕是BAT这样的巨头,依然有很强的乡土味,固执的要回本部开会。有一说一,大多数面对面的会议,只要人一多,也是大家一脸严肃的玩手机。现在疫情制造了一个强制的远程工作场景,在接下来的几个月中,必然会形成一波淘汰。那些能够借用这个场景,适应远程协同办公,建立起自己的工作模式的公司会留下。而固守传统的公司,即使一时没有被淘汰,也终将落后于时代。要知道,更新工作模式带来的效率提升不会随着疫情过去而消失。从远程协同办公中建立起来的,更完善、更高效的模式会一直留下来,成为企业的核心竞争力。现在中国的互联网商界已经转向存量市场,之前大家圈地的时候,可以粗豪的砸钱了事,不用太追求效率,但进入存量市场的游戏中,效率的高低就将分出高下。你比别人快一点,可能就比别人赢一大步。

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关于建立远程协同的制度,有几个关键点:第一是仪式感。Work at home最重要的一点,就是建立仪式感。在家并不是完全的自由,因为个人虽然从工位上解放出来了,整个团队的时间轴却必须同调。不可能说你喜欢做一个夜猫子晚上工作白天睡觉,别人就要配合你,白天发呆,晚上再问进度。在办公室怎么工作,在家也要一样工作,在早上上班和晚上下班的时间拉固定会议,分配工作,总结工作,确定每一个人都在工作岗位上,给每一天的工作定调。一方面,这是一个仪式,让员工能够确定何时开始工作,何时工作结束。这样可以减轻员工在生活场景工作产生的懈怠和焦虑,也能让员工作息规律,保证健康。另一方面则是给所有员工定下了一个沟通的时间段,在这个时间里集中精神,保证交流的及时和顺畅,在这个时间外放松精神,不至于变成24小时待命的紧张怪。第二是任务的模块化。类似Teambition这样的工具,最大的作用就是能够把工作细分成模块,并把每一个模块之间的关系连起来。我自己最常用的就是Teambition,因为可以让我快速掌握项目的进度。不管是工作,还是写作,都非常好使,主要是我经常事情太多脑子会不好使。某种程度上,这个工作表正是远程协作办公最重要的核心,因为远程协作对进度掌控的精细度要求非常高,原本几天一验收的工作,必须达到一天一验收,甚至半天一验收才能保证效率。而这样的验收频率,就决定在工作任务的分割上更加精细、准确,整个工作的时间安排需要管理者拥有对工作内容有充分的了解才能做到。Teambition自带很多这样的模板,这种模块化管理是提升效率的利器,即使在办公室场合也能用上,但在远程协同中效果会变得更突出。第三是进度的可视化。仅仅是验收还不够,远程协作的另一个要点,就是进度的可视化,也就是整个流程的透明。当你永远能刷新网页看到上一个环节现在的工作进度的时候,你,还有管理者,才能适当的调整自己的工作节奏。机关单位总说要经常和领导汇报工作,其实是一个道理,领导对现在工作的进度不了解,就没法及时调整。如果每一个环节都在列表上,现在进行到哪一步都一目了然,整体的效率当然就飞起来了。这种展示个人工作状态的工作台很多软件都有,比如说Teambition(这个家伙搞综合,什么都会一点),微信企业版,钉钉。第四,统一标准!不管是执着的用微信拉会议,还是尝试拥抱Teambition的任务看板,最重要的事永远是制定一个统一的标准。因为远程协作办公大部分员工处于分散状态,各自对工作的理解都有差别,又不可能在即时通讯软件里仔细沟通,事前的约定就尤为重要。标准制定好了,一切按部就班的往下跑就行。标准没搞好,下面的人做完了事连找谁对接都不知道,不凉凉才有鬼。

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这一次特殊情况逼迫中国公司开始适应远程协作的工作模式,是一次工作模式上的升级。不要求能够像Automattic那样,鼓励远程工作还给报销咖啡钱,起码也要像Google、Facebook那样,建立一套远程工作的福利制度,让员工能够在遇到阴天下雨,汽车爆胎之类倒霉事的时候,能够选择在家里完成工作。现在为了响应对抗疫情的号召,Teambition企业版从2月1日开始免费,一直免费到5月,是一个尝试work at home的好机会。作为一个综合性工作软件,Teambition很适合远程协同的初步入门。尤其是Teambition还专门弄了一个「远程协同指南」(点击蓝色字体,即可直接跳转了解详情)知识库,这个知识库,是非常适合学习远程协同的流程目录,包含一些主要的远程协同办公会遇到的问题,目前可以免费阅读所有内容。参照来看,可以很方便的建立自己的远程协同体系。可点击文尾【阅读原文】查看详细内容这样的模式优化并不仅仅针对远程协作办公,经过远程协同办公模式优化的公司,在疫情结束后也能占据更大优势,因为提升上去的效率不会再跌下来,远程和办公室的结合能够进一步释放生产力。就如同当年丰田用“精益生产”改变了工厂一样,远程协同办公的引入,可能改变互联网公司的工作模式。依然固守着旧的工作模式而不懂得变革的公司,在这次淘汰里统统都要被甩飞。协同工作打破了物理上的隔阂,让办公室变得不再必要,未来,在家工作也许才是绝对的主流。大城市的集中效应也会被缓释,各地的小伙伴无需再抱怨老家没有工作。

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