ERP基础资料编码规则浅谈

ERP实施过程中，基础资料的编码规则确定为重中之重，编码规则设定的规范、标准，不仅为维护人员提供便利，更重要的是可以规范操作者的各种操作，避免出现一物多码或者一码多物的问题。本文就针对ERP实施中编码规则进行阐述，希望能给大家提供帮助。

一、物料编码

编码的意义：

• 增强物料资料的正确性

物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。易于控制一物多名，一名多物或物名错乱之现象的发生。

• 提高物料管理的工作效率

物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提高。

• 利于电脑的管理

物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物料管理之效果。

• 降低物料库存、降低成本

物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。

• 防止物料舞弊事件之发生

物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之发生。

• 便于物料之领用

库存物料均有正确统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便

• 便于账务管理

物料编码规则确定后，方便财务人员对账务的管理与实物稽查工作，减少混淆与错误。

二、编码的原则

信息系统编码八大原则：

一 （求唯一）

类 （分类别）

有 （勿有意）

变 （避变化）

数 （数字好）

短 （力求短）

长 （长统一）

跳 （用跳号）

• 求唯一

一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码。

可利用工厂的盘点票作为物料是否需编码的依据。

一物一号

身份证号

编码的科学性

• 分类别

一般原则是大分类号在前，小分类号在后，依序排列。例如编码时，可以第一、二码表示大分类，第三、四码表示中分类，第五、六码表示小分类，之后则以流水号表示不同规格型号的物料

分类前，先将工厂所有类型的物料都列出，再区分属性

一般编码分三至五段即可

多利用第一段和第二段的分类

分类仅做大的属性区分，描述性的信息不在编码中体现?便于查询

• 勿有意

忌望字生意，料号仅是物料的代码

流水号表示不同的物料（名称规格）

如编码有意义，将破坏长统一、数字好、力求短的原则

• 避变化

在未来有可能发生变动的属性，不可纳入编码。如部门、客户、供应商等信息

考虑一物一号的原则

可用批号处理物料需区分供应商、客户的问题

• 数字好

最好全部用阿拉伯数字来编号。

如果非用英文字母的话，则英文字母尽量排在编号的前几码，且位数一致

输入编号的作业效率提高，避免出错

大小键盘的使用

专业

• 力求短

长度通常建议为8-12位比较好

编码的目的在于求简化，因此编号位数愈少愈好。可节省阅读、抄写、输入的作业时间，提高作业效率

编号简短，在处理的过程中出错的机率也将降低

考虑5-10年的使用周期

• 长统一

编号长度一致可使阅读或输入时一眼即可发现异常错误

要求同一类（成品、半成品、物料）物料的编码位数一致

便于报表格式的栏位长度定义

编号短，则以“0”来补齐

• 用跳号

常用在工序、部门编号中

分类号或流水号中进行分段，预留一些空号以便日后可以插入

物料编码规则的编写部门

应由工程部/技术部/开发部/物资部主导，进行编码规则的定义。因为这些部门首先接触新产品、熟悉产品和物料的参数、性能等属性

建议由具有二年以上本厂工作经验、熟悉本厂产品的产品工程师进行编码规则的编写

具体的给码工作可由工程部文员执行

工厂所有的生产性物料应统一由一个或二个工程部文员在系统中增加，包括系统上线后的编码新增工作

不应该由仓库、采购、生产部门来编写物料编码规则，这些部门只是使用部门,但这些部门可以多参与编码规则的讨论及核对工作

编码格式：

段与段之间以“.”隔开，每段的长度以实际物料分类的数量而定

一般最后一段以流水号区分具体地物料，相关描述信息在名称、规格中体现

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