ERP采购模块的编制与管理

采购管理是ERP管理系统中的一个重要管理模块。随着公司的不断发展，日常运营所涉及的物料越来越多，采购管理便成为日常工作中不可缺少的一部分，可以说，它是企业内部供应链的开始，也是企业和供应商之间的桥梁。因此采购基础数据的准确性直接影响到后续操作的执行，只有基础数据准确，业务数据与实际业务相一致，才能通过ERP反应出真实的业务执行情况，从而为数据统计分析打下良好的基础。

1．用户

用户需确保日常业务操作依据标准流程执行，并且ERP中的业务进度、关键单据日期与实际业务发生时间相一致。一方面部门管理人员通过ERP能实时监控业务进展的情况，另一方面准确的业务数据是日后统计分析的基础。

2．系统

2.1 支持采购订单历史数据查询；

2.2 支持查看某一采购订单时，可以查看该张采购订单的执行情况，如订单总数量，暂收数量，未收数量，对应采购单价总价，以及对应每条记录的执行状态；

2.3 支持查看某一采购订单对应供应商以及历史交易单价；

2.4 支持查看一定时间范围内任何一种物料采购单价及价格变动趋势；

2.5 支持采购对账报表的查询导出，可以筛选某一供应商在一定日期区间的收货与退货明细，并汇总对账金额，以便采购人员与财务人员月底对账；

3．采购操作流程

4．系统操作

4.1编制采购单；

4.1.1 备料表生成：项目制生产，根据计划排产后零件清单中明细数量对应生成采购单（注：主数据需维护物料采购供应商、备料仓库以及最新采购价格，如未维护系统无法自动生成；适用于项目制生产）；

4.1.2 手工录入：无约束条件，采购员根据实际情况编制采购单（注：因人为手工录入，出错率高，系统无约束条件控制）；

4.1.3 再订购点建议生成：对已维护安全库存的物料进行采购再订购建议，生成采购单（注：主数据需维护安全库存、再定购数量、最大再定购量、最小再定购量、再定购点信息即可按条件生成采购单，适用于易耗品）；

4.2单据类型分类

4.2.1 O5原材料采购，对应物料总账级为IN10；

4.2.2 O6成品采购，对应物料总账级为IN30；

4.2.3 O7备货采购，对应物料总账级为IN10/IN40;

4.2.4 O8易耗品采购，对应物料总账级为IN40；

4.2.5 O9 低值品采购，对应物料总账级为IN40；

以上单据类型不可混用，对应总账级不允许错误，错误时仓库无法入库以及影响财务结账。

采购单编制完成时对应单据状态为：上一状态220下一状态280（注：1 采购单编制完成后，采购员可自查单据类型对应总账级是否正确，如发现错误可取消对应明细行，改为正确单据类型采购；2 对应明细行物料是否维护质检路径，正常维护采购质检的物料常规路径码显示为INSP，未维护质检路径的物料常规路径码为空，发现后及时维护，如未维护采购收货后对应明细行将直接入库，无法质检控制）。

4.3采购订单审批

审批负责人需核对单据数量金额确认无误后对订单进行审批。审批后采购单对应明细行状态更新为：上一状态280下一状态400；

4.4打印采购合同

采购合同中包含供应商，数量，不含税金额，含税金额等信息供采购员核对（注：打印采购合同时采购单不更新状态）；

4.5采购收货

采购物料收货后，采购员对采购单中对应明细进行采购收货。收货后采购单对应明细行状态更新为：上一状态400下一状态400（注：如明细行物料未维护质检路径，收货后物料直接入库，无质检控制，状态将更新为：上一状态400下一状态999）；

4.6打印交检单

采购员应对采购收货单据进行打印交检单，线下交于相关质检人员检验；

4.7质检路径

线下检验合格后，质检人员对相关单据进行线上质检操作。不合格时联系相关采购人员退货；

4.8库房收货入库

质检操作后库房对相关单据进行核对数量收货入库。库房收货后单据状态更新为：上一状态400下一状态999（单据完结）（注：部分事业部依据实际情况质检路径和库房收货入库合并，线下质检后将交检单交于库房收货入库）；

4.9打印入库单

打印入库单签字后交于相关采购人员并自留存一份便于后续对账；

4.10采购退货

采购退货操作同入库操作；

5．采购员的权限管理

结合公司实际业务，不同的部门和级别的人员对采购模块菜单具有不同的使用权限，根据人员职能分布，为不同的用户设定编制、审批、质检、收货，以保证信息的安全。